Modifier Outil : Subvention à la pratique du vélo d’hiver (guide)

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Solon Collectif

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== Objectif de l'outil == [[Fichier:Balade-velo-hiver Audrey-Mc-Mahon 25-01-25 5.jpg|vignette]] Ce guide vise à '''accompagner les porteurs de projets''' dans le démarrage d'un '''programme de subvention pour encourager la pratique du vélo d’hiver'''. Que vous soyez un organisme de quartier, un groupe citoyen ou un arrondissement, vous trouverez ici les '''étapes à suivre''' et les '''outils''' pour déployer un programme de subvention pour le vélo d’hiver. Parmi les outils, vous trouverez des '''fichiers gabarits''' que vous pouvez télécharger et adapter à vos besoins. Notez que ces outils ont été développés par Solon pour le programme dans Ahuntsic-Cartierville de 2022 à 2025. Le programme de subvention à la pratique du vélo d’hiver vise à: # Faciliter la pratique du transport actif 4 saisons de manière inclusive; # Développer des alternatives à l’auto-solo et diminuer les émissions de gaz à effet de serre; # Créer une communauté d’entraide dans le quartier. Le programme encourage le changement de comportement en mobilité grâce à un accompagnement concret et pratique. Cet accompagnement permet d’augmenter la motivation des participant-es et d’avoir un impact durable. En effet, il inclut un suivi personnalisé et adapté aux besoins de chacun-e, tout en offrant des occasions de rencontre et de pratique sur le terrain. Pour plus de détails sur les objectifs et l’historique du programme, consultez la [[Subvention vélo d’hiver dans Ahuntsic-Cartierville (2022-2025)|page projet.]] == Marche à suivre == === Démarrage (août-septembre) === ==== Financement ==== Il existe plusieurs sources de financement potentiel, notamment auprès des '''budgets discrétionnaires des arrondissements ou municipalités''' qui souhaitent rendre la pratique du vélo d’hiver plus accessible. Il n’est pas essentiel d’équiper son vélo de pneus cloutés ou à crampons pour braver l’hiver à vélo. Toutefois, les participant-es du programme de subvention dans Ahuntsic-Cartierville témoignent que l’équipement gratuit est un incitatif important pour se sentir en sécurité et donner le goût de l’essayer. La '''gratuité de l’équipement''', combinée à un '''accompagnement personnalisé''', constitue un '''facteur clé de succès''' pour ce programme. Pour aider à la recherche de financement, inspirez-vous de la '''proposition de projet''', de l’exemple de '''convention municipale''' et de l’'''exemple de budget'''; ces trois documents sont '''téléchargeables''' à partir de cette page. ==== Public cible ==== Une des première étape de la planification est d’'''identifier le public cible'''. À qui s’adresse cette subvention? Qui veut-on privilégier? Les débutant-es, les femmes, les personnes racisées, les aîné-es, les étudiant-es? Cette décision devrait se prendre en collaboration avec les bailleurs de fonds, les organismes partenaires et selon le portrait démographique du quartier. Il est important d’identifier '''en amon'''t le public cible ou alors les groupes sous-représentés, car cela va influencer la méthodologie de sélection des participant-es (voir section Inscription et sélection ici-bas). ==== Partenariats ==== '''Établir une collaboration avec les partenaires locaux en mobilité :''' # Votre '''arrondissement ou municipalité''' est un partenaire essentiel afin d’obtenir un budget d'incitatifs visant à aider les participant-es à surmonter l'obstacle mental d'essayer le vélo en hiver pour la première fois. # Les membres de votre '''association de mobilité active locale''' peuvent proposer l’itinéraire des balades et animer une partie de la Soirée d’information (voir prochaine étapes) afin de partager des trucs et astuces avec la cohorte de participant-es. # Le rôle des '''ateliers vélo communautaire''' est primordial dans un quartier pour démocratiser la pratique et l’accessibilité du vélo. Votre atelier vélo local peut être co-porteur du programme et avoir les responsabilités suivantes : (1) gestion de la commande et la distribution d’équipements, (2) accompagnement des participant-es dans l’installation gratuite de l’équipement fourni. En apprenant comment installer leurs pneus, entretenir leur vélo et comment rouler dans des conditions hivernales, les participant-es montent en compétences et développent leur capacité d’agir. Par exemple, le programme de subvention dans Ahuntsic-Cartierville (AC) est le fruit d’une collaboration étroite avec l’association de mobilité active (AMAAC), l’arrondissement et l’atelier vélo communautaire Têtes de rayon. Ces partenariats essentiels ont permis de puiser sur l’expertise de chacun-e pour développer un programme d’accompagnement avec un réel impact. === Planification (août-septembre) === ==== Échéancier ==== Créer un échéancier en collaboration avec les partenaires afin de décider des différentes dates importantes ('''voir modèle téléchargeable'''): # Date de la première communication annonçant l’arrivée d’une subvention; # Date d’ouverture et de fermeture de l’inscription; # Date du tirage au sort; # Date limite pour commande d'équipement; # Date de la Soirée d'information; # Dates des sessions de formation d'installation; # Dates pour récupérer son équipement; # Dates des balades collectives; # Date limite pour remplir le sondage d’évaluation; # Date de remise du bilan. ==== Adapter les outils ==== Adapter le formulaire d’intérêt ('''voir modèle téléchargeable''') une fois les dates choisies pour la période d’inscription. Ce formulaire permet de recueillir les informations des gens qui souhaitent participer au programme de subvention. Certaines conditions peuvent s’appliquer. Par exemple, on peut exiger que tous-tes les participant-es: # assistent à une soirée d’information obligatoire; # soient âgé-es de plus de 14 ans; # doivent avoir leur propre vélo; # habitent dans un périmètre géographique délimité (quartier, arrondissement, municipalité). Le formulaire permet aussi de recueillir des informations telles que le nom, le code postal, le niveau de connaissances du vélo d’hiver (débutant-e ou habitué-e) et si ou non iels remplissent les conditions pour participer au tirage au sort. '''Pourquoi un tirage au sort plutôt qu’une inscription directe?''' Solon a testé les deux approches et découvert que l’inscription directe peut être une contrainte aux personnes qui ne sont pas disponibles à l’heure d’ouverture du formulaire en ligne. Une période d’inscription sur deux semaines, suivie d’un tirage au sort, permet un processus plus équitable où l’on peut même choisir de favoriser certains publics cibles (voir la démarche complète de Solon dans '''le document téléchargeable Stratégie de sélection et d'évaluation''').   Adapter le formulaire de commande ('''voir modèle téléchargeable'''). Suite au processus de sélection (tirage), ce formulaire sera envoyé aux gagnant-es de la subvention pour qu’iels choisissent leur équipement selon les options offertes. Ce formulaire sert aussi de confirmation de participation et de sélection de dates pour récupérer l’équipement ou suivre une formation pour apprendre à installer ses pneus et gardes-boue. Les gagnantes du tirage ne remplissent pas toujours le formulaire de commande. Ceci nécessite plusieurs suivis et appels téléphoniques ou encore, un deuxième tirage pour combler les places disponibles.   Avec un formulaire de commande sur Google Forms, les réponses au formulaire de commande sont compilées automatiquement dans un fichier Google Sheet qui peut servir de '''fichier de suivi'''. Les réponses au formulaire de commande sont principalement utilisées par le partenaire en mécanique vélo pour commander l’équipement auprès des fournisseurs, suivre l’évolution des commandes et la distribution. Vous pouvez simplement ajouter des onglets dans le fichier de réponses ('''voir modèle téléchargeable'''). Ce fichier permet aussi de structurer et de coordonner les sessions de formation pour l’installation de pneus. ==== Communication et diffusion ==== Créer un échéancier de communications pour planifier les besoins et les dates de publications importantes ('''voir modèle téléchargeable'''). Cet échéancier est souvent co-construit en collaboration avec les services de communications de l’arrondissement ou de la municipalité. Les méthodes de diffusion suivantes sont à considérer : # Site web (celui du porteur de projet, de la municipalité/de l’arrondissement, des partenaires de diffusion); # Médias sociaux; # Infolettre (porteur, municipalité/arrondissement, partenaires de diffusion); # Communiqué de presse; # Affichage dans le quartier à des endroits stratégiques (ex. atelier vélo, CÉGEP, commerces locaux, etc.) Pour promouvoir le programme et la période d’inscription, on peut créer une affiche sur Canva avec un code QR qui dirige vers le formulaire d’intérêt ('''voir modèle téléchargeable'''). L’affiche sert à relayer les objectifs du programme, les dates importantes et la manière de participer. Il est important de préparer une liste des lieux d’affichage dans le quartier ('''voir document téléchargeable'''). === Mise en oeuvre (octobre-février) === ==== Inscription et sélection (octobre) ==== # Ouvrez le formulaire d’intérêt à la date choisie pour activer la récolte de réponses. # Fermez le formulaire à la fin de la période d’inscription pour ne plus accepter de réponses. On peut ajouter un message dans Google Form pour indiquer que la période d’inscription est maintenant terminée et mettre les informations contact de la personne en charge pour toute demande d’information. # Le programme, tel qu’il a été conçu, vise à garantir une représentativité du quartier parmi les participant-es (ex. égalité de genre, personnes racisé-es, aîné-es, etc). Pour ce faire, réalisez de manière anonymisée un tirage au sort en suivant les étapes proposées par Solon dans le fichier stratégie de sélection et d’évaluation. # Envoyer un courriel de sélection aux gagnant-es ('''voir Gabarit des communications''') qui rappelle les dates importantes du programme et invite à remplir le formulaire de commande pour confirmer son inscription ('''voir modèle téléchargeable'''). C’est seulement en remplissant ce formulaire que les personnes sélectionnées garantissent leur place. Le formulaire de commande sert à : ## commander son équipement pour adapter son vélo à l’hiver (ex. pneus cloutés et/ou gardes-boue); ## choisir une date de formation pour apprendre à installer son équipement; ## choisir une date pour passer récupérer son équipement si on ne souhaite pas participer aux formations; ## confirmer son inscription et sa participation dans le programme de subvention; ## confirmer sa présence à la Soirée d’information. # Dans la même semaine, envoyez un courriel aux personnes non-sélectionnées pour les aviser des résultats et les inviter à participer aux balades collectives. On peut aussi en profiter pour les inviter à commander leur équipement auprès de l’atelier vélo, s’iels désirent tout de même s’initier au vélo d’hiver de façon non-subventionnée ('''voir Gabarit des communications'''). ==== Accompagnement (novembre-décembre) ==== La '''soirée d'information''' est une étape importante dans l’accompagnement des participant-es. Celle-ci permet de démystifier le vélo d’hiver en partageant les bonnes pratiques pour la conduite hivernale, de rencontrer les autres participant-es et de créer un sentiment de communauté. C’est aussi l’occasion de créer des jumelages entre débutant-es et habitué-es et d’expliquer les prochaines étapes du programme. Voici les étapes clefs pour organiser cette soirée ('''voir modèle du déroulement'''): # Choisir la date avec les différents partenaires, avant même la période d’inscription (idéalement en novembre - de 18h à 20h); # Louer/emprunter une salle (ex. gymnase d'école) avec micro, haut-parleurs, projecteur et écran; # Prévoir un léger repas et des couverts (ex. chips, pizza froide aux tomates, pizza végétariennes XL, assiettes carton, jus et verres); # Prévoir une halte-garderie avec 1-2 responsables en plus de 2 bénévoles à l'accueil et 1 à la porte; # Adapter la présentation (voir modèle téléchargeable); # Inviter 1 ou 2 cyclistes du quartier à partager leur témoignage; # Si l’atelier vélo communautaire est co-porteur, iels peuvent animer la partie sur l’entretien du vélo; # Envoyer l’invitation par courriel ('''voir Gabarit des communications'''). Pour la '''distribution de l’équipement commandé''', cette partie est idéalement prise en charge par l’atelier vélo. En remplissant le formulaire de commande, les participant-es doivent choisir parmi les 3 options offertes, soit: # Récupérer leur équipement en passant à l’atelier (ou autre local) à une des dates indiquées dans le formulaire. # Récupérer leur équipement au moment de leur formation d’installation. # Faire installer l’équipement par l’atelier vélo et défrayer les coûts, selon la grille tarifaire en vigueur. Pour '''récupérer leur équipement sans suivre une formation''', les participant-es passent chercher au local, à la date choisie dans le formulaire de commande. Pour préparer la distribution d’équipement, voici ce que Solon propose : # Trouver un local pour accueillir les gens et leur remettre l'équipement commandé; # Créer les événements dans Google Calendar et inviter les participant-es, selon la date choisie dans leur formulaire de commande; # Prévoir la liste de présence pour chaque plage horaire et préparer l’équipement en amont; # Envoyer un courriel de rappel aux participant-es pour les aviser qu’on les attend et qu’il est important de respecter cette date pour faciliter la logistique ('''voir Gabarit des communications'''); # Vérifier la preuve d'adresse sur place et cocher OK dans votre fichier de suivi ('''voir modèle téléchargeable''') Concernant les '''formations d’installation de pneus''', le nombre de formations offertes dépend du nombre total de participant-es dans le programme et de l’espace du local. Par exemple, pour le programme de subvention dans Ahuntsic-Cartierville, on pouvait accueillir un maximum de 10 participant-es avec leur vélo à l’Espace des Possibles d’Ahuntsic. Il faut prévoir qu’environ la moitié des participant-es s'inscrivent aux formations. Ces formations représentent une étape importante dans le cadre du programme de subvention et une clé pour l’accompagnement et le changement de comportement durable. Si un atelier vélo est co-porteur, il est responsable d’animer ces formations pratiques pour aider les participant-es à installer eux/elles-même l'équipement sur leur vélo (pneus et gardes-boue). Voici les étapes à suivre pour organiser ces sessions : # Établir l'horaire des formations avec des dates de la fin-novembre à fin-décembre (par exemple: samedi de 10h à 11h et de 13h à 14h); # Indiquer les dates dans le formulaire de commande et demander aux participant-es de sélectionner 2 choix de dates; # Créer un onglet dans le fichier de réponses du formulaire de commande pour gérer les plages horaires des formations (maximum 10 personnes/sessions, par exemple). Des fois, il faut déplacer des participant-es à une autre plage horaire qui est moins peuplée; # Créer les événements dans Google Calendar et ajouter les noms des participant-es pour chaque sessions; # Envoyer un courriel de confirmation à chaque participant-es en rappelant d’amener leur vélo à telle date/heure/adresse ('''voir Gabarit des communications'''); # Trouver un local assez grand pour accueillir 10 stations de travail (pas nécessaire d'avoir des pieds de vélo, on met les vélo à l'envers pour installer les pneus); # Prévoir assez d'outils (leviers de pneus, guenilles, lavabo); # Prévoir une liste de présence et l'équipement commandé; # Prévoir quelques bénévoles pour aider lors des formations (environ 1 bénévole pour 3 participant-es). ==== Balades collectives (novembre-février) ==== Les balades collectives offrent un moment d’échanges, de rassemblement et de célébration qui renforce le sentiment de communauté d’entraide et l’esprit collectif. Pour les débutant-es c’est possiblement la première fois qu’iels testent le vélo d'hiver. Si l’arrondissement est partenaire, il se peut que les élu-es se déplacent pour faire un discours et féliciter les participant-es. [[Fichier:Balade-velo-hiver Audrey-Mc-Mahon 25-01-25 8.jpg|vignette]] Voici une proposition d’étapes à suivre pour organiser les balades : # Les dates des balades devraient avoir été sélectionnées dans la phase de planification avec l’échéancier. Il reste donc à planifier les trajets, organiser un point de rencontre (par exemple, dans un chalet de parc) et réfléchir au déroulement. # L’organisation des balades est une belle opportunité de collaborer avec l’Arrondissement et les partenaires impliqués dans le programme. # Important de valider les trajets avec l’arrondissement afin qu’ils priorisent le déneigement des pistes cyclables. # Une balade peut être organisée en janvier et une deuxième en février, les fins de semaines, pour une durée de deux heures au total, incluant la période de réseautage au retour. # Prévoir un local ou un chalet de parc avec toilettes pour accueillir les gens après la sortie avec du café, du chocolat chaud, des biscuits et des prix à faire tirer (facultatif). # Envoyer l'invitation aux participant-es par courriel. On peut aussi en profiter pour inviter les gens inscrits mais non-sélectionnés, voire même rendre l’événement grand public, si désiré ('''voir Gabarit des communications'''). # Créer les événements dans Google Calendar et inviter les participant-es; # Réaliser les sorties et prenez de belles photos! === Suivi et contrôle (novembre-avril) === ==== Apprentissages et évaluation (novembre-avril) ==== Le bailleur de fonds risque de demander une évaluation des impacts du programme à travers un bilan. '''Évaluer le programme permet également d'améliorer votre programme dans ses éditions futures!'''  La stratégie suivante est celle employée par Solon pour la subvention vélo d’hiver 2024-2025 dans Ahuntsic-Cartierville. Adaptez-la à vos besoins! Les objectifs sont de : # Comprendre l’utilité, l’appréciation et l’expérience des personnes participant-es, en plus d’évaluer la perception d'impacts sur les habitudes et les comportements; # Calculer les GES évités. Méthodologie # Afin de '''calculer les GES évités''', envoyez un questionnaire ('''voir outil d’évaluation téléchargeable''') aux personnes qui ont rempli le formulaire de commande (donc les participant-es confirmé-es), idéalement au début novembre. Ce questionnaire vise à comprendre leurs habitudes de mobilité à ce moment, pour une éventuelle comparaison avec les réponses du questionnaire d’évaluation à la fin du programme (avril). Les grandes dimensions à prendre en compte dans ce questionnaire : ## Sociodémographique habituelle (objectif de recoupements avec les autres); ## Comportements et habitudes de mobilité avant la subvention; ## Calcul des GES évités (habitudes de mobilité, distance vers l’activité principale et fréquence de déplacement vers celle-ci) # À la fin du programme (mars-avril): ## Établir et envoyer un '''questionnaire d’évaluation''' ('''voir outil d’évaluation téléchargeable'''); ## Prévoir un échéancier d’envoi et une date limite pour les réponses (avril idéalement), afin que l’expérience soit encore fraîche dans leur tête); ## Prévoir un rappel aux gens qui n'ont pas répondu. # '''Analyser les résultats''' des deux questionnaires et croiser les résultats # Créer, présenter et partager le '''bilan'''! Un exemple de bilan est '''téléchargeable''' à partir de cette page. Les deux questionnaires peuvent être montés sur SurveyMonkey. Ce site permet de suivre les envois, de programmer des rappels automatiques, de faciliter l’analyse des données (croisement de réponses), faciliter le branchement conditionnel, recueillir et suivre les adresses courriels des répondants. === Clôture (avril) === Comme dans tout projet, il est important de faire le '''bilan des apprentissages, des bons coups et des choses à améliorer pour la prochaine édition'''. Cet exercice devrait idéalement se faire avec les partenaires principaux. Voici quelques pistes de réflexion: # Qu’est-ce qui a vraiment bien fonctionné? # Qu’est-ce qui a pris plus de temps qu’on pensait? # Quels obstacles rencontrés? # Qu’est-ce qui rendrait la coordination plus fluide? # Qu’est-ce que les participant-es ont bien apprécié?