Être fiduciaire d’un projet citoyen (guide)

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Être fiduciaire d’un projet citoyen

Créé par :

Solon Collectif

Date de création : 2025-05-07

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Objectif de l’outil

Ce guide s’adresse aux organismes locaux qui cherchent à soutenir les groupes citoyens dans la mise en œuvre de leur projet en leur offrant un cadre légal, puis un appui administratif et en ressource humaine. Ce guide explicite le rôle de fiduciaire, puis fournit aux organismes une marche à suivre et les outils nécessaires pour assumer ce rôle.

Comprendre le rôle de fiduciaire

Objectifs du fiduciaire

Un organisme moralement constitué peut devenir fiduciaire pour qu’un groupe ou une association citoyenne puisse mettre en œuvre son projet. L’organisme fiduciaire peut ainsi permettre au projet :

D’être assuré en responsabilité civile et matériel;
D’obtenir un permis d’occupation du domaine public ou d’événements;
D’être éligible pour des demandes de financement.

L’organisme moralement constitué offre ainsi un cadre légal pour le bon déroulement des activités dans le cadre du projet citoyen.

Compétences et qualifications nécessaires du fiduciaire

Des compétences en administration, en comptabilité et en demande de financement sont nécessaires pour être fiduciaire. Les sections ci-dessous portant sur les responsabilités du fiduciaire permettent d’expliciter de quelles manières ces compétences seront sollicitées.

Responsabilités légales

Signer une entente avec le groupe citoyen décrivant les responsabilités de chacun

Cette entente indique votre rôle et vos responsabilités en tant que fiduciaire, ainsi que les responsabilités du groupe citoyen. L’entente doit être renouvelée chaque année. Cette entente doit être signée avant que des demandes de financement aux bailleurs de fonds soient envoyées. Il est aussi important de déterminer en amont avec le groupe citoyen si un montant, ou un pourcentage des subventions reçues par exemple, seront gardés pour la gestion administrative du projet. Ce montant ou pourcentage peut être calculé en fonction de votre niveau d’implication en tant que fiduciaire, et doit être clairement indiqué dans l’entente. Nous conseillons entre 5% et 10% de frais administratifs. Un modèle d’entente est téléchargeable à partir de cette page.

Réviser et signer toutes ententes avec des organismes partenaires ou subventionnaires

Il est possible que les activités du groupe citoyen impliquent des partenariats avec d’autres organismes, ou des demandes de subventions auprès de bailleurs de fonds, nécessitant la signature d’une entente de collaboration ou d’une convention indiquant des modalités spécifiques à respecter. En tant qu’organisme fiduciaire, vous êtes responsable de réviser et de signer ces ententes ou conventions, puis de remplir les conditions qui y sont indiquées.

Recevoir les subventions des bailleurs de fonds

Dépendamment des modalités de l’entente avec le groupe citoyen, celui-ci peut être responsable de faire les demandes auprès des bailleurs de fonds pour financer le projet. Toutefois, lorsque les demandes de subvention sont acceptées, le groupe citoyen doit s’assurer d’une mise en contact entre votre organisme et les bailleurs de fonds afin que ces derniers puissent réaliser un transfert de fonds sur votre compte bancaire.

Fournir des assurances en responsabilité civile et matérielle

Des assurances en responsabilité civile et matérielle permettent de couvrir des dommages corporels et matériels pouvant survenir lors des activités tenues par le groupe citoyen, mais aussi hors de la tenue de ces activités (le matériel entreposé hors des activités, par exemple). Certains partenaires et bailleurs de fonds peuvent exiger que le projet soit assuré et il est de votre responsabilité de fournir des preuves des polices d'assurance maintenues en vigueur lors de la durée de l'entente avec ces organisations. Il est également possible que vous deviez fournir un avenant d’assurance, soit une garantie additionnelle en plus de votre police d’assurance en vigueur. Dans ce cas, vous devrez en faire la demande auprès de votre assureur.

Faire toute demande de permis auprès de votre municipalité / arrondissement

Si les activités du groupe citoyen nécessitent un permis, par exemple un permis d’occupation du domaine public ou d’événements, il est de votre responsabilité de faire la demande de permis auprès de votre municipalité / arrondissement. À Montréal, pour faire une demande de permis, l’organisme fiduciaire doit avoir un compte sur le portail de la Ville de Montréal.

Responsabilités administratives

Transferts de fonds et suivi budgétaire avec le groupe citoyen

Lorsque vous avez reçu les subventions des bailleurs de fonds, vous devez organiser une rencontre avec le groupe citoyen afin de :

Faire le point sur le montant total des subventions reçues;
Déterminer ensemble les modalités de transferts de fonds (à noter qu’il est nécessaire que le groupe citoyen ait un compte bancaire);
Déterminer ensemble une méthodologie pour le suivi budgétaire.

Voici une méthodologie de suivi budgétaire proposée :

Dans un fichier de suivi comptable (voir le modèle téléchargeable), dans l’onglet « bilan », indiquer le solde du compte bancaire du groupe citoyen au « jour 1 », soit avant que tous versements ou dépenses soient encourus.
Dans le même fichier de suivi comptable, remplir l’onglet « revenu » au fur et à mesure que des subventions sont confirmées, qu’il y a des rentrées d’argent sur le compte bancaire de l’organisme fiduciaire en lien avec le projet, et qu’il y a des rentrées d’argent sur le compte du comité citoyen (versements et autres financements tel que la vente de produits promotionnels, par exemple).
Le groupe citoyen remplit son propre fichier comptable au fur et à mesure qu’il a des rentrées d’argent ou des dépenses. Dans son fichier, le groupe devrait avoir les mêmes catégories que dans l’onglet « dépenses » du modèle. Vous devez copier-coller les informations du fichier de dépense du comité dans votre propre fichier de suivi, afin de faciliter la vérification comptable.
La vérification comptable est faite au début de chaque mois, de la manière suivante :
1. Le groupe citoyen fournit le relevé des transactions sur son compte bancaire. Le relevé est habituellement accessible quelques jours après le début du mois. Il est important d’avoir ce relevé un main pour faire la vérification.
2. Vous devez vérifier que les dépenses correspondent avec le relevé bancaire mensuel, ainsi qu’avec les preuves justificatives fournies par le groupe citoyen (factures).
3. Après cette vérification en amont, une rencontre est organisée pour discuter des écarts observés, ou pour aller de l’avant avec le versement. Dans cette rencontre, le groupe citoyen explique quelles dépenses sont à venir au courant du mois prochain. Si les dépenses à venir sont raisonnables et rentrent bien dans le cadre du projet, vous convenez avec le groupe citoyen du montant à verser.
La vérification comptable en fin de projet est faite de la manière suivante :
1. Le groupe citoyen vous fournit le relevé bancaire en fin de projet. Vous notez le solde du compte bancaire dans l’onglet « bilan » de votre fichier de suivi comptable.
2. Le calcul suivant est réalisé : solde du compte bancaire au jour 1 + toutes les rentrées d’argent - le total des dépenses = solde bancaire prévu
3. Le solde bancaire réel et le solde bancaire prévu sont comparés afin de voir s’il y a des écarts notables.
Subventions non dépensées :
1. S’il y a des subventions non dépensées, le montant d’argent est versé dans le compte bancaire du groupe citoyen en fin de projet.
2. Certains bailleurs de fonds indiquent dans leur convention / entente que le montant qu’ils subventionnent doit être dépensé au courant de la durée de l’entente (notamment l’arrondissement). Il est donc important de s’assurer que le montant subventionné soit bel et bien dépensé.

Si vous êtes un organisme à but non lucratif et que vous avez droit à un retour de taxes (de 50%) à titre d’organisme de bien public, il est également possible de calculer les taxes de chaque dépense fournie par le groupe citoyen afin de recevoir ces montants dans votre retour de taxes. Ce montant peut ensuite être versé au groupe citoyen. Toutefois, s’assurer que chaque dépense soit exacte (vérifier chaque facture), puis intégrer les factures dans votre système de comptabilité peut prendre beaucoup de temps et justifier un plus grand pourcentage de frais administratifs demandé au groupe citoyen.

Être responsable d’une reddition de compte envers les bailleurs de fonds

Il est possible que les bailleurs de fonds demandent une reddition de compte afin de s’assurer que les montants subventionnés aient bien été dépensés dans le cadre du projet citoyen. Le groupe citoyen peut dans ce cas produire un bilan annuel indiquant par exemple: l’origine du projet, les activités réalisées, les subventions obtenues, les dépenses réalisées, et toutes autres informations pertinentes. Votre rôle est donc de réviser et d’approuver ce bilan afin notamment de s’assurer de sa conformité avec les conventions des organismes subventionnaires. Un modèle de bilan est téléchargeable à partir de cette page.

Responsabilités au niveau des ressources humaines

Faire une demande à Emploi été Canada pour une ressource pendant l’été

En tant qu’organisme fiduciaire, vous pouvez faire une demande auprès d’Emploi été Canada (EEC) pour obtenir une ressource pendant l’été afin de soutenir les activités du groupe citoyen. La demande peut être faite en ligne, en personne, ou envoyée par la poste. Voici le document d’information sur le programme et le guide du demandeur de 2025. Afin d’augmenter les chances d’obtenir une ressource EEC, il est recommandé de contacter l'attachée politique de votre député-e fédéral-e. Quelques informations importantes sur le programme (informations de 2025) :

La période de présentation de demande est généralement en mi novembre jusqu’en mi décembre. La période peut différer d’une année à l’autre; il est donc important de vérifier les dates exactes à chaque année.
Prenez en compte les priorités locales de votre territoire dans votre demande.
Les organismes à but non lucratif peuvent recevoir une contribution pouvant aller jusqu’à 100% du salaire horaire minimum adulte en vigueur dans la province ou le territoire et toutes les charges sociales obligatoires liées à l'emploi (CSE) qui y sont associées.
La partie de l’emploi financée par EEC doit être d’une durée de 6 à 16 semaines consécutives et les emplois doivent être à temps plein (minimum de 30 à un maximum de 40 heures par semaine). Si le groupe citoyen n’a pas besoin d’une ressource à temps plein, vous pouvez partager la ressource pendant la période de l’emploi. Dans ce cas, il faudra l’indiquer clairement dans la demande faite à EEC.

À noter que les modalités de la subvention sont sujettes à changement d’une année à l’autre. Il est important de valider ces modalités avant de déposer votre demande.

Réaliser un processus d’embauche conjoint avec le comité citoyen

Il est conseillé que vous organisiez le processus d’embauche de manière conjointe avec le groupe citoyen, en amont de la réponse de EEC afin d’être les plus efficaces possibles en cas d’obtention de la subvention. La réponse de EEC est généralement en avril. Ainsi, fin mars, il est conseillé de préparer une offre d’emploi, une grille d’entrevue et un système d’évaluation (des modèles sont téléchargeables à partir de cette page). Le processus d’embauche peut débuter dès que l’obtention de la subvention est confirmée. Il est important de garder en tête qu’il est possible que moins de semaines soient octroyées que demandées; il faudra donc modifier l’offre d’emploi en conséquence.

Embaucher et rémunérer l’employé-e EEC

Il est de votre responsabilité d’embaucher (contrat) et de rémunérer la personne employée (paye). Vous pouvez offrir une contribution financière en salaire à l’employé-e EEC, afin de s’assurer d’aller chercher des profils plus intéressants. Cette contribution financière peut être versée par le fiduciaire ou par le groupe citoyen, en fonction des moyens de chacun. Ainsi, trois scénarios sont à considérer :

La personne est payée en totalité par le salaire EEC (généralement le salaire minimum de l’année en vigueur);
La personne est payée en partie par le salaire EEC (généralement le salaire minimum de l’année en vigueur) et en partie par le fiduciaire (contribution salariale);
La personne est payée en partie par le salaire EEC (généralement le salaire minimum de l’année en vigueur) et en partie par le comité citoyen (contribution salariale).

Dans l’éventualité que vous partagez la ressource avec le groupe citoyen, il est important de garder une trace claire des heures travaillées par l’employé-e EEC à travers un fichier de suivi (un modèle est téléchargeable à partir de cette page). Ce fichier de suivi peut être rempli par la ressource EEC. En effet, dans l’éventualité que plus d’heures que prévues soient travaillées par la ressource EEC sur le projet citoyen, il se peut que le groupe citoyen doive payer ces heures supplémentaires avec les subventions obtenues. Dans ce scénario, ce montant serait retenu des subventions à verser au groupe citoyen.

Soutenir le comité citoyen dans la gestion de la ressource Emploi été Canada

Du temps doit être prévu pour accueillir la personne dans l’organisme, la former au besoin, lui expliquer les outils comptables, faire des suivis, etc.

Processus d’assumer la gestion fiduciaire : étapes et estimation des heures

Cette section résume les responsabilités énumérées précédemment afin d’avoir un aperçu clair des étapes à entreprendre pour assumer la gestion de la fiducie. Une estimation des heures par étape permet de mieux comprendre la charge de travail pour le fiduciaire.

Réaliser et signer une entente avec le groupe citoyen, tout en s’assurant que le groupe citoyen a un compte bancaire : 2h
Réviser et signer toutes ententes avec des organismes partenaires ou subventionnaires : entre 1h et 10h en fonction du nombre de demandes de subventions et de la complexité des ententes
Recevoir les subventions des bailleurs de fonds : 2h
Fournir des assurances en responsabilité civile et matérielle : 2h
Faire toute demande de permis auprès de votre municipalité / arrondissement : 2h
Emploi été Canada
1. Faire une demande de subvention à Emploi été Canada : 5h
2. Réaliser un processus d’embauche conjoint avec le groupe citoyen : 10h
3. Embaucher et rémunérer l’employé-e Emploi été Canada : 1h par mois (entre 1,5 et 4 mois)
4. Soutenir le groupe citoyen dans la gestion de la ressource Emploi été Canada : 3h par mois (entre 1,5 et 4 mois)
Réaliser des transferts de fonds et assurer un suivi budgétaire mensuel avec le groupe citoyen : 3h par mois (entre 1 et 12 mois)
Réviser le bilan des activités du groupe citoyen pour une reddition de compte aux bailleurs de fonds : 2h

Être fiduciaire d’un projet citoyen demande une implication plus ou moins grande selon votre niveau d’implication et l’ampleur du projet (nombre de subventions reçues, durée des activités, etc.). Ainsi, il est possible d’estimer qu’être fiduciaire d’un tel projet peut demander entre 30h et 85h par année. Un modèle de ventilation des heures est téléchargeable à partir de cette page.

Exemples de projets citoyens sous fiducie

Solon était fiduciaire de la Station Youville de 2021 à 2024. La fiducie a été transférée à l'Association Commercial et Citoyenne Youville à l'automne 2024.